岩泉町情報公開事務取扱要綱を定め、平成13年4月1日から施行する。

この告示は、別に定めがあるもののほか、岩泉町情報公開条例(平成12年岩泉町条例第44号。以下「条例」という。)の規定による公文書の開示等に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

公開窓口の設置

情報公開に関する事務を取り扱う窓口(以下「公開窓口」という。)は、町長部局総務課に置く。

相談及び案内

公開窓口に情報公開に関する相談があった場合は、相談の内容が条例に基づく公文書の開示請求として対応すべきものかどうかを確認し、公文書の開示請求が必要なものについては、条例第6条第1項の書面(以下「開示請求書」という。)の提出を求める。

相談の内容によっては、公文書の開示請求によらなくとも情報提供として処理するができるもの、他の制度の利用によるべきもの及び開示の申出によるもの(第9条参照)があるので、次のとおり対応する。

広報紙、統計書等の行政資料により対応できるものや町が公表しているものなどについては、その情報を提供すること。その場合、必要に応じて担当課等へ案内すること。

他の法令等の規定により閲覧等をすることができるものについては、条例に基づく開示が行われない場合があるので(条例第16条)、これに該当する場合はその旨を説明し、担当課等への案内をする。

なお、条例に基づく開示が行われないのは、他の法令等に基づく開示の方法と条例に基づく開示の方法が同一である場合に限られることから、例えば、他の法令等では、閲覧しかできないものについて、その写しを希望する場合や閲覧等の期間が定められている場合で、当該期間の前後において閲覧を希望する場合などは、条例が適用されるので、これらの場合には、公文書の開示請求が行われることに注意すること。

開示請求者が、条例第5条に規定するもの以外のものの場合は、開示の申出により対応する旨を来訪者に説明し、開示請求に準じた取扱いをすること。

本人情報の開示の申出に対しては、不開示事項の例外であることから開示の申出により対応していることを説明し、公開窓口において保険証、運転免許証又は学生証などにより本人であることを必ず確認すること。団体等にあっては、委任状又は電話等により確認すること。

公開窓口では、開示を求められた公文書については、検索資料により検索又は担当課等との連絡により、当該公文書の存在の有無及び当該公文書の内容の特定を行うこと。

公開窓口において、公文書を特定する場合は、請求受理後に当該請求に係る公文書が不存在であることがないよう担当課等と十分連絡をとること。この場合、必要があると認められるときは、当該担当課等の職員の立会いを求めること。

開示請求書の受付は、公開窓口においてのみ行う。なお、担当課等に直接相談があった場合には、担当課等は、情報の提供や他の制度の利用等で対応できる場合を除き、公開窓口に案内するものとし、開示請求書が郵送され、又はファクシミリを利用して送信された場合は、直ちに、この旨を公開窓口に連絡するとともに、当該開示請求書を公開窓口に回付すること。

公開窓口では、開示請求書の受付に際しては、条例第6条の規定に基づき開示請求書を提出したもの(以下「請求者」という。)が条例第5条に規定する請求権者であるかどうか及び代理人による請求であるかどうかを開示請求書の記載内容により確認すること。この場合、請求権者であるかどうかの確認については、証明書等の提出は求めないが、口頭により行うこと。

公開窓口では、開示請求書の提出があった場合は、次の事項について確認すること。

個人の場合は住所又は居所、法人その他の団体の場合は事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

なお、開示請求者に迅速かつ確実に連絡するため、電話番号(自宅、勤務先等)、担当者氏名等の記載を求めること。

公文書の名称又は知りたいと思う事項の内容が、公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

任意的記載事項であるが、請求者に対し、公文書を特定するための補足資料であり、一部開示における請求の趣旨を失わないかどうかの確認資料及び制度の利用状況等の統計資料として利用するためのものであることを説明し、できるだけ記載を求めること。

空欄であっても、請求の要件に欠けるものではないことに留意すること。

なお、開示請求書に希望する開示の方法が記載されている場合は、別に申出がない限り、当該記載をもって、条例第15条第2項に規定する希望する開示の方法等の申出とみなすこととしていること。

公開窓口では、開示請求書の提出があり、記載事項の記載を確認した場合は、処理欄に次の事項を記載する。

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載すること。

公開窓口では、上記までの手続の後、開示請求書を受理し、その後は、次により処理するものとする。

開示請求書を受理した場合は、開示請求者に対し、次の事項を説明すること。なお、収受印の月日は、後述の開示決定等の期間の起算日となることに注意すること。

なお、この15日の期間には、通知の郵送に要する日数が含まれないこと。

公開窓口では、開示請求書を受け付けた後、開示請求書の写しを保管した上で、直ちに当該開示請求書を担当課等へ送付するとともに、公文書開示請求等処理簿(様式第1号)により、常に処理経過等を把握することができるようにすること。

内容の検討

担当課等は、開示請求書を受領したときは、開示請求書に係る公文書に記録されている情報が条例第7条各号に規定する情報(以下「不開示情報」という。)に該当するか、条例第10条に規定する公文書が存在しているか否かを答えるだけで不開示情報を開示することになるかどうかを検討する。

情報公開窓口において開示請求書を受理した日が、条例第12条の受理した日であり、受理した日から起算して15日以内に開示決定等を行わなければならない。満了日が休日に当たるときは、その翌日をもって満了日とする。

開示請求のあった公文書に、第三者に関する情報が記録されているときの取扱いは、次条による。

開示決定等は、岩泉町長部局事務の代決専決規程(昭和39年岩泉町訓令第3号)第2条の規定による課長の専決事項である。ただし、特に重要であると認められる事案については、上司の決裁を受けなければならない。町長部局以外にあっても同様の考え方であること。

開示決定等に当たっては、次により内部調整を行うものとする。

担当課等は、開示決定等に当たっては、公開窓口に協議すること。

担当課等は、開示の請求に係る公文書に他の課等が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又は町の他の機関が作成したものである場合には、当該関係課等又は機関と連絡を取り、調整を行うこと。

担当課等は、開示請求に係る公文書に不開示情報に該当する情報が記録されていないときは、公文書の全部を開示する旨の決定を行い、公文書開示決定通知書(規則様式第2号)により開示請求者に通知すること。

担当課等は、開示請求に係る公文書の一部に不開示情報が記録されている場合で、その部分を区分して除くことができるときは、公文書の一部を開示する旨の決定を行い、公文書一部開示決定通知書(規則様式第3号)により開示請求者に通知すること。

区分して開示することができないときは、部分開示の義務はないことになるが、不開示情報の記載部分の区分けが困難な場合だけでなく、区分けは容易であるがその部分の分離が技術的に困難な場合も含まれるものであり、例えば、同一の音声テープやビデオテープの中に、不開示情報が含まれている場合は、この部分を分離し、視聴させることは技術的に困難であることから、不開示決定を行うこととなること。また、当該公文書を破損・汚損することなく、開示部分と不開示部分の分離が可能であって、かつ、当該分離に多大な費用と時間をかけることなく行うことができる場合は、開示することになること。

担当課等は、次の場合には、公文書の全部を開示しない旨の決定を行い、公文書不開示決定通知書(規則様式第4号)により開示請求者に通知すること。

担当課等は、公文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否しようとするときは、当該情報の内容及び公文書の存在を明らかにできない理由を明示した上で、公開窓口にその適否について協議すること。

公文書の題名や内容など当該公文書を特定できる事項を記載すること。

開示を実施する日時を記載する。この場合、開示請求者と事前に電話等で連絡をとり、互いに都合の良い日時を指定することが望ましい。公文書の写しの交付を郵送で行う場合は、「郵送」と記載すること。

開示の場所は、原則として公開窓口で指定する場所とすること。ただし、写しの交付を郵送により行う場合は、記載を要しない。

全部開示決定及び部分開示決定(以下「開示決定」という。)に係る公文書の写し等の交付をする場合に、開示請求者に負担を求める額を記載すること。

なお、開示決定の時点で額が確定していない場合は、概算額(・・円程度、・・円以内等)の記載で足りること。

開示決定に係る公文書の開示の実施の方法について、申出等を求める月日を指定すること。なお、申出を求める月日は、公文書の写し等の交付を求められた場合に開示を実施する日時に交付が可能となるよう、公文書の写し等の作成に必要な日数を勘案して設定すること。

開示をしない情報の概要を当該情報が判明しないように記載すること。

不開示事項のいずれかに該当する場合は、その該当号及び理由を具体的に記載すること。なお、条例第7条の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載すること。

なお、開示請求に係る公文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき又は開示請求に係る公文書を保有していないこと若しくは開示請求が不適法であることを理由に開示請求を拒否するときについても、その旨及びその理由を具体的に記載する必要があることに注意すること。

開示決定等を行った場合、担当課等は、決定通知書の写しを公開窓口に回付すること。

担当課等は、開示の請求があった公文書が過去に開示の実績があり、直ちに開示決定又は一部開示決定をすることができる公文書については、速やかに公文書を開示するよう努めること。

意見書提出の機会の付与

担当課等は、請求のあった公文書に、第三者に関する情報が記録されているときは、明らかに不開示情報である場合又は明らかに不開示情報でない場合を除き、当該第三者に意見書を提出する機会を与える。

ただし、次の場合は、第三者の所在が判明しない場合を除き、第三者に意見書を提出する機会を与えなければならないことに注意すること。

担当課等は、第三者に対して書面(規則様式第7号)により、意見書の提出を求める。この場合、一週間以内に行うよう協力を求めること。

意見書の提出を求めた担当課等は、第三者の氏名及び住所(法人その他の団体にあっては、その名称及び主たる事務所の所在地)、調査実施年月日、調査の内容又は当該第三者の意見その他必要な事項を記録した調査書を作成する。

担当課等は、第三者から意見書の提出があった公文書について開示決定を行った場合は、当該第三者に対し、書面によりその旨を通知することができる。また、不開示決定を行った場合には、口頭又は書面により通知できること。

第三者が当該公文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定を行ったときは、第三者情報開示決定通知書(規則様式第8号)によりその旨を通知する。その際、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間をおかなければならないことに注意すること。

開示の方法

原則として、原本を閲覧に供すること。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該公文書を汚損し、又は破損するおそれがあるとき、日常業務に使用している台帳等を提示する場合で提示することにより日常業務に支障をきたすとき、部分開示を行う場合その他正当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供すること。なお、この場合、複写に要する費用は徴収しないこと。

不開示部分をクリップで挟み閉ざしたもの、不開示部分を袋で覆ったもの等により開示すること。

不開示部分を黒色の遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写したうえで不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写したもの等により開示すること。

同一の録音テープ又はビデオテープ中に不開示情報が含まれている場合は、これを分離することは技術的に困難であることから、不開示情報が含まれている録音テープ又はビデオテープについては開示を行わないこと。

公文書の開示は、開示請求に係る公文書の写し等を郵送する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うこと。なお、決定通知をした後、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に開示を受けることができない場合は、別の日時に公文書の開示を実施することができること。

担当課等は、開示の場所に来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、開示請求者本人であること、公文書の表示等の確認を行うこと。

担当課等は、公文書を提示し、開示請求者の求めに応じて当該公文書の内容等について説明すること。なお、公開窓口の職員は、原則として、この閲覧又は視聴に立ち会うこと。

視聴の場合の機器の操作は、原則として、公開窓口の職員が行うこと。

担当課等は、閲覧者に対し、公文書を改ざんし、汚損し、又は破損することのないよう説明すること。担当課等は、公文書を改ざんし、汚損し、又は破損し、又はこれらのおそれがあると認められるときは、閲覧を中止させ、又は禁止すること。

公文書の写し等を交付する場合は、開示請求者に対して、公文書の写し等の交付申込書(様式第2号)の提出を求めること。

複製物の交付の場合の機器の操作は、原則として、公開窓口の職員が行うこと。

当初の開示の実施の方法の申出が閲覧のみである場合であって、開示の当日に公文書の写し等の交付を求められたときは、再開示の申出として取扱い、再開示申出書(規則様式第10号)の提出を求めるものとし、可能である場合はその場で公文書の写し等の交付を実施して差し支えないこと。この場合、開示を実施する日時等の通知(規則様式第11号)は省略できること。

請求者がやむを得ない理由により、指定した日時に公文書の開示を受けることができない場合には、別の日時に公文書の開示を実施することができること。この場合、担当課等は、改めて決定通知書又は開示実施日等通知書は送付しないものとし、当初の決定通知の発議書等に変更した日時を記載すること。なお、日時を変更した場合は、その旨を公開窓口に連絡すること。

費用の額

乾式の複写機により写しを作成した場合は1枚につき20円、業者に委託するなどの方法により写しを作成した場合は当該委託等に要した費用に相当する額とすること。

記録媒体の価額に相当する額とすること。

担当課等は、公開窓口から送付された納入通知票を開示請求者に送付し、公文書の写し等の交付に要する費用及び郵送に要する費用を金融機関に納付させること。

担当課等は、公文書の写し等の交付に要する費用及び郵送に要する費用が納付されたことを確認したうえで、開示請求者に対し、当該公文書の写し等を送付すること。

電磁的記録の複製物を作成する場合で、開示請求者から記録媒体が提出されたときは、費用の徴収は行わず、当該記録媒体を使用することにより、複製物を作成することとして差し支えないこと。

開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合には、当該郵便切手を使用することにより、公文書等の写しの郵送を行うこととして差し支えないこと。

公文書の写し等の交付及び郵送に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりであること。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

開示決定等について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求(以下「審査請求」という。)があった場合には、次により取り扱うものとする。

審査請求の受付

本庁の担当課等は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理すること。

担当課等は、当該審査請求が、前号の要件を満たさず不適法なものであっても、補正することができる場合は、相当の期間を定めて補正を命ずること。

なお、補正を命ずる場合は、公開窓口と協議すること。

担当課等は、当該審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の決定を行い、決定書の謄本を審査請求人に送付すること。この場合、担当課等は、当該決定書の写しを公開窓口に送付すること。なお、却下の決定を行う場合は、公開窓口と協議すること。

担当課等は、審査請求書が前項第1号の要件を満たすときは、これを受理すること。

担当課等は、次に掲げる場合を除き、原則として、審査請求書を受理した日から20日以内に、審査会に諮問すること。

担当課等は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成すること。

担当課等は、諮問書に次に掲げる書類を添付して、公開窓口へ提出すること。

担当課等は、審査会に諮問した場合は、次に掲げる者に、情報公開審査会諮問通知書(規則様式第12号)により、諮問した旨を通知すること。

担当課等は、審査会から次の事項について求めがあった場合は、これに応じなければならない。

公開窓口は、審査会から答申があった場合は、答申書を直ちに担当課等へ送付するものとする。

なお、答申書については、審査会からその写しが審査請求人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されるものである。

開示の申出に対する回答は、公文書(本人情報)任意開示申出回答書(規則様式第14号)により行うものとする。この場合、申出書を受理した日から起算して15日以内に開示の可否の決定をするよう努めること、回答に際しては、公開窓口と協議をすること。

利害関係者であるかどうかは、公文書の開示申出があった時点で判断するものであるが、その判断に当たっては、申出書の記載内容を審査して行うものとする。

本人であるかどうかに確認については、前条において記述してあるとおりであるが、開示の実施においては原則的に条例第7条の不開示事項は不開示となるものであり、その中の例外として、本人の情報であり、かつ、現在の事務事業及び将来の事務事業に支障のない範囲で社会通念上開示しないことが妥当と判断されるもの以外の情報を開示することとなります。開示の実施による自己情報の削除及び訂正等の要求については、この制度の範囲外であることから、担当課等の個別の対応となること。

第1項から第3項までに定めるもののほか、任意開示に係る事務処理については、意義申立てを除いて、開示請求の場合に準じて行うものとする。

出資法人への要請

各担当課等が所管する出資法人に関して、担当課等が保有していない出資法人の情報の開示の申出があったときは、当該出資法人へ担当課等から要請(規則様式第15号)するものとする。

また、出資法人の情報公開が推進するようその基準(要綱)を町において定めるものとする。

町から出資等がその法人の資本金又は基本財産等の2分の1以上を占める法人については、当該法人の協力のもと出資法人の財務関係資料を公開窓口に備え付けるものとする。

公文書の検索資料の種類

公文書の検索資料は、文書件名簿、保存簿冊一覧表及び文書索引目次とする。

担当課等は、当該年度の完結文書に係る文書索引目次及び文書保存簿冊名一覧表を翌年度の6月末日までに、公開窓口へ1部送付すること。

担当課等は、検索資料を送付するに当たっては、町民の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項のうち、不開示事項の内容が判明しないよう必要な措置を講ずること。

公開窓口においては、担当課等が管理する全ての対象公文書の検索資料を整備し、町民の自由な閲覧に供すること。

実施状況の取りまとめ

公開窓口は、担当課等における毎年度の公文書の開示についての実施状況を取りまとめるものとする。

公開窓口は、毎年度4月末日までに、次の事項について、前年度の実施状況を岩泉町広報に登載することにより、公表するものとする。

附則

前文(平成18年3月31日告示第44―15号)抄

附則(平成27年12月17日告示第106号)

附則(令和元年6月28日告示第16号)