○岩泉町の保有する特定個人情報の適切な取扱いに関する規程
平成27年11月9日
訓令第12号
町長部局
教育委員会事務局
議会事務局
選挙管理委員会事務局
監査委員事務局
農業委員会事務局
(趣旨)
第1条 この規程は、町における特定個人情報の適切な取扱いを講じるため必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第2条の定めるところによる。
(管理体制)
第3条 町に、総括保護責任者を1人置くこととし、副町長をもって充てる。
2 特定個人情報を取り扱う各課に、保護責任者を1人置くこととし、当該課の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護責任者は、各課における特定個人情報の適切な管理を確保する任に当たり、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)が規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護責任者への報告連絡体制
(3) 特定個人情報を複数部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
4 保護責任者は、事務取扱担当者の役割及び特定個人情報の取り扱う範囲を指定する。
5 町は、特定個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を1人置くこととし、政策推進課長をもって充てる。
6 総括保護責任者は、特定個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第4条 総括保護責任者は、特定個人情報の取扱いに従事する職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護責任者は、特定個人情報を取り扱う電子計算機の管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、電子計算機の管理、運用及び安全対策に関して必要な教育研修を行う。
(職員の責務)
第5条 事務取扱担当者は、番号法並びに保護法及び岩泉町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年岩泉町条例第9号)の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護責任者及び保護責任者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告しなければならない。
(特定個人情報の取扱い)
第6条 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報を利用する権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を、当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 特定個人情報を利用する権限を有しない事務取扱担当者は、特定個人情報を利用してはならない。
3 事務取扱担当者は、特定個人情報を利用する権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報に利用してはならない。
4 事務取扱担当者が業務上の目的で特定個人情報を利用する場合であっても、保護責任者は、次に掲げる行為については、当該特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定することができる。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
5 事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
6 事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている書類、媒体等(以下「書類等」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。
7 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録されている書類等が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該書類等の廃棄を行う。
8 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するよう努めなければならない。
9 事務取扱担当者は、個人番号の利用に当たっては、番号法及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用に関する条例(平成27年岩泉町条例第20号。以下「利用条例」という。)において定めたられた事務に限定して利用しなければならない。
10 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法及び利用条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
11 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び利用条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
12 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
13 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるよう努めなければならない。
(情報システムにおける安全の確保等)
第7条 保護責任者は、特定個人情報(電子計算機で取り扱うものに限る。以下第6項において同じ。)の秘匿性に応じて、事務取扱担当者が特定個人情報を利用する際には、暗証番号等を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の措置を講ずる。
2 保護責任者は、前項の措置を講ずる場合には、暗証番号等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、暗証番号等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
3 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性に応じて、当該特定個人情報への利用状況を記録し、その記録(以下「利用記録」という。)を一定の期間保存する。
4 保護責任者は、利用記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
5 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性及びその量に応じて、当該特定個人情報への不適切な利用の監視のため、特定個人情報を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が電子計算機から出力された場合に、定期的確認等をするよう努めなければならない。
6 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性に応じて、電子計算機を管理するための管理者権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該管理者権限を最小限とする措置を講ずる。
7 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う電子計算機への外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
8 保護責任者は、不正プログラムによる特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
9 事務取扱担当者は、特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
10 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性に応じて、電子計算機に記録された情報の暗号化等必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
11 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性に応じて、情報漏えい等の防止のため、外部記録媒体及び外部通信回線への接続の制限等の必要な措置を講ずる。
12 保護責任者は、特定個人情報の秘匿性に応じて、その処理を行う電子計算機を限定するために必要な措置を講ずる。
13 保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
14 事務取扱担当者は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、電子計算機を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
15 事務取扱担当者は、電子計算機の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて電子計算機からログオフを行う等の必要な措置を講ずる。
16 事務取扱担当者は、電子計算機で取り扱う特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報の内容の確認、既存の特定個人情報との照合等を行う。
17 保護責任者は、特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
18 保護責任者は、特定個人情報に係る電子計算機の設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(サーバ室の安全管理)
第8条 保護責任者又は政策推進課長は、特定個人情報を取り扱うサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるよう努めなければならない。
2 保護責任者又は政策推進課長は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護責任者又は政策推進課長は、サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定する等必要な措置を講じるよう努めなければならない。
4 保護責任者又は政策推進課長は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるよう努めなければならない。
5 保護責任者又は政策推進課長は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるよう努めるものとする。
(特定個人情報の提供及び業務の委託等)
第9条 保護責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
2 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託者において、番号法に基づき果たすべき安全管理措置の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、契約書等に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するよう努めるものとする。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、当該委託者が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
4 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
6 特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
(安全確保上の問題への対応)
第10条 保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
2 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
3 総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
4 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
5 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに総務省及び特定個人情報保護委員会に報告を行う。
2 保護責任者は、各課における特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告する。
3 総括保護責任者、保護責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(その他)
第12条 この規程に規定するもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月20日訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。