(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、岩泉町長部局における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(総括文書管理者)

第4条　公文書の適正な管理を図るため、総括文書管理者を置き、総務課長をもって充てる。

(文書管理者)

第5条　課等の所掌事務に関する公文書を適正に管理するため、課等に、文書管理者を置き、課長等をもって充てる。

(文書管理担当者)

第6条　課等に、文書管理担当者を置き、総括室長(総括室長を置かない課等にあっては、総括室長と同等の職にある者又は課長等が指名する者)をもって充てる。

(作成)

第7条　職員は、文書管理者の指示に従い、公文書の適正な管理を図るため、課等における経緯を含めた意思決定に至る過程並びに当該課等の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

第8条　職員は、文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。

(公文の作成)

第9条　公文例式規程(昭和41年岩泉町訓令第14号)第1条各号に掲げる公文の作成については、前条に定めるもののほか、同訓令の定めるところによらなければならない。

(課等における郵便物等の受領等)

第10条　課等に郵便等により到達した文書(以下「郵便物等」という。)及び物品(課等に直接到達したものを除く。以下この条において同じ。)は、総務課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(出先機関における郵便物等の受領)

第11条　出先機関に到達した郵便物等及び物品は、前条第1号及び第3号の規定にかかわらず、出先機関の文書管理担当者が受領し、収受し、及び配布するものとする。

(その他の文書等の収受)

第12条　郵便物等以外の収受については、第10条第1号中「文書の下部余白」とあるのは、「ラベル等の余白又は別途必要事項を記載した任意の用紙」と読み替えるものとする。

(収受印を要しない文書)

第13条　郵便物等のうち戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、収受印を押印してはならない。

(料金未払又は料金不足の郵便物の処理)

第14条　料金未払又は料金不足の郵便物が到達した場合において、公務に関し特に必要と認められるときに限り、当該未払金額又は当該不足金額を納付して当該郵便物を受領することができる。

(郵便物等の受領等)

第15条　文書管理担当者は、総務課長から特に指示のあった場合のほか、総務課において郵便物等を受領しなければならない。

(返付)

第16条　文書管理担当者は、配布を受けた郵便物等及び物品が当該課等の主管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して総務課に返付しなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第17条　担当職員は、重要な文書又は異例に属する文書の配布を受けたときは、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。

(起案の要領)

第18条　起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。

(起案の方法)

第19条　起案は、起案用紙(様式第4号)を用い、件名、内容、理由、経緯等の所要事項を記載するほか、必要に応じ、文案及び関係文書その他必要な書類を添付することにより行わなければならない。この場合において、事案が重要なもの又は異例に属するものは、根拠法令、調査事実、前例その他参考事項を記載し、又は関係書類を添付して起案の根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。

(余白及び帳簿処理)

第20条　起案に係る内容が軽易なもの又は起案に所定の様式を用いる場合には、文書の余白により、又は一定の帳簿を設けて起案を行うことができる。

(例文処理)

第21条　起案の内容が同一の文案に基づき処理することができるものについては、これを最初の回議案で例文として決裁を受け、前条の帳簿を設けて起案することができる。

(電話又は口頭の処理)

第22条　電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付票(様式第5号)に記入して処理することができる。

(付箋用紙処理)

第23条　軽易な照会又は連絡に関するもの及び文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付箋用紙(様式第6号)を用いて処理することができる。

(決裁)

第24条　回議案は、岩泉町長部局事務の代決専決規程(昭和39年岩泉町訓令第3号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第25条　回議案で他課等に関係のあるものは、当該他課等の課長等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、当該他課等の課長等と協議し、又は当該他課等の課長等に回議案の写しを送付して意見を求めて、意見の調整がされた場合は、この限りでない。

(総務課長への合議)

第26条　次に掲げる回議案は、主管課等の課長等の決裁及び関係課等の課長等の合議の後に、総務課長に合議しなければならない。

(決裁後の処理)

第27条　起案者は、原議について、直ちに決裁の年月日を記載しなければならない。

(施行)

第28条　原議は、特に指示がある場合を除き、直ちに施行しなければならない。

(公文書の記号、番号等)

第29条　次の各号に掲げる公文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令の規定により記号、番号等について特に指定されているもの、辞令書、表彰状、契約書、書簡等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。

(公文書の日付)

第30条　公文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(公文書の施行者名)

第31条　公文書の施行者名は、町長名を用いなければならない。ただし、委任されている事務に係るもの及び軽易なものについては、町名、副町長名、課長等名又は課等名を用いることができる。

(公印の使用)

第32条　公文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び所属機関に対するものについては、この限りでない。

(電子署名)

第33条　電子文書であって、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名(以下この条において「電子署名」という。)を要するものは、決裁後に公印の押印に代えて、電子署名の付与を受けなければならない。

(主管課等名等の表示)

第34条　一般文書の下部余白には、当該公文書に係る主管課等名、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、総括文書管理者が別に定めるものについては、この限りでない。

(浄書)

第35条　公文書の浄書は、課等において行うものとする。

(課等の発送手続)

第36条　課等において公文書(電子文書を除く。)等を発送しようとするときは、郵送に必要な宛先を記載した封筒に入れ、又は包装を行い、必要により親展、書留等を表示し、午後3時までに総務課に回付しなければならない。ただし、物品その他総務課長が必要と認めた文書等については、主管課等において直接発送することができる。

(総務課の発送手続)

第37条　総務課において課等から発送文書の回付を受けたときは、数量その他必要な表示を確認し、料金後納郵便差出票(様式第8号)に記載の上、所要の手続により発送しなければならない。

(電子的方式による送信)

第38条　電子的方式による公文書の送信は、担当職員が、電子計算機又はファクシミリ装置を利用して行うものとする。

(公文書の再発行)

第39条　施行した公文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して、課長等の承認を受けなければならない。

(分類及び名称)

第40条　公文書は、総務課が別に定める文書類目表により分類して整理しなければならない。

(簿冊の登録等)

第41条　文書管理者は、文書類目表に簿冊名称を新たに登録しようとするとき、又は登録された簿冊名称を変更し、若しくは廃止しようとするときは、保存簿冊名称等登録(変更・廃止)申出書(様式第9号)により総務課長に申し出なければならない。

(保存期間)

第42条　ファイル及び単独で管理している公文書(以下「ファイル等」という。)の保存期間は、法令等に特別の定めがあるもののほか、1年、3年、5年、10年又は永年とする。

(製本の要領)

第43条　文書の製本要領は、次のとおりとする。

(保存方法)

第44条　文書管理者は、ファイル等について、その管理を組織的に行うことができる場所において保存しなければならない。

(引継ぎ)

第45条　課等において保管を終えたファイル等は、総務課長の指定する日までに総務課に引き継がなければならない。ただし、1年保存として編集されたファイル等については、この限りでない。

(保存簿冊名一覧表)

第46条　事務担当者は、文書管理担当者の指導の下、当該年度において製本した簿冊について、保存簿冊名一覧表を作成しなければならない。

(保存簿冊名一覧表等の写しの提出等)

第47条　文書管理者は、前条の規定により作成した保存簿冊名一覧表をファイル等が完結した年度の翌年度の9月末日までに総務課に提出しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第48条　保存文書を閲覧しようとする者は、総務課長の承認を受けなければならない。

(廃棄等)

第49条　保存期間が満了したファイル等は、総務課において町長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、文書管理者から保存期間の延長の申出があったときは、ファイル等の保存期間を延長して保存するものとする。

(保存期間の延長)

第50条　文書管理者は、次の各号に掲げるファイル等については、当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該ファイル等の保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。

(保存期間の特例)

第51条　台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。

(補則)

第52条　この訓令に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。