○岩泉町事務取扱規程
平成13年3月9日
訓令第1号
岩泉町事務取扱規程(昭和50年岩泉町訓令第3号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めるものとする。
(適用範囲)
第2条 岩泉町における事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。
(事務処理の原則)
第3条 事務を処理するに当たっては、文書をもって行わなければならない。ただし、緊急その他特別の事由により事前に文書を作成することが困難である場合は、当該事務処理後に速やかに文書を作成するものとする。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないことを確認することができるものであること。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて記録されているものをいう。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(5) 課 岩泉町課設置条例(平成18年岩泉町条例第1号)第1条に規定する本庁の課をいう。
(6) 課等 前号の課及び岩泉町行政組織規則(平成14年岩泉町規則第21号。以下「行政組織規則」という。)第3章の規定による出先機関(以下「出先機関」という。)をいう。
(7) 課長等 前号の課等の長をいう。
(8) 文書件名簿 課等の事務に係る文書等のうち、申請、認可等の行政処分又は通知を発する必要があるもので、かつ、その事務処理経過を登録する必要があるものを記載する帳票をいう。
(9) 文書特例件名簿 文書件名簿に登録する文書等のうち、同種のものを定例的に又は同一の表題で相当数受付又は発送処理する場合において、総務課長の承認を得て、文書件名簿に代えて使用することができる帳票をいう。
(10) 保存簿冊名一覧表 保存期間が3年以上である文書等について、別に定める文書類目表の表題により分類し、簿冊としてまとめたものの保存及び管理をするための帳票をいう。
(11) 文書索引目次 決裁事務の処理が完了した文書等(以下「決裁済文書」という。)のうち、保管しても支障のない程度の決裁済文書又は施行され、若しくは事案の処理が完了し、かつ、事案の完結した文書等(以下「完結文書」という。)について、他の文書等と区分できる程度の表題を用い、簿冊内の文書等を区分するため記載する帳票をいう。
2 総務課長は、必要があると認めるときは、別表第1の帳票以外の帳票を設けることができる。
(文書主管課)
第6条 総務課長は、文書等の事務全般を指導統括するものとする。
2 文書等の収発、配布並びに各課から引継がれた文書等の保存及び廃棄は、総務課で行うものとする。ただし、次に掲げるものの配布は、この限りでない。
(1) 重要又は秘密を要する文書等
(2) 緊急を要するため持回り又は即決を要する文書等
(3) 大量印刷物、雑誌、書籍等の配布困難なもの
(4) その他配布困難又は不適切なもの
(課等の文書管理体制)
第7条 課等に、文書等に関する事務を適正に管理及び運営するため、文書管理者を置き、課長等をもって充てる。
2 課等に、文書等の整理及び保管に関する事務を処理するため、文書取扱責任者を置き、総括室長(総括室長を置かない課等にあっては、総括室長と同等の職にある者又は課長等が指名する者)をもって充てる。
3 文書管理者の指名により、課等の文書取扱責任者を補佐し、文書等の発送、編集及び保管の指導並びに保存簿冊名一覧表及び文書索引目次の作成の指導に関する事務を処理するため、文書取扱者を置くことができる。
(課等における事務処理)
第8条 課等における文書事務の処理は、文書管理者の統括の下、絶えず迅速な処理に留意して行うものとする。
2 文書管理者は、文書等を系統的に分類し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、文書等の整理、保管及び引継ぎが正確に行われるようにするものとする。
3 課等において保有している電磁的記録については、この訓令に定めるもののほか、別に定める。
(文書管理者)
第9条 文書管理者は、次に掲げる事項を処理するものとする。
(1) 文書等の審査に関すること。
(2) 文書等の保存年限の延長に関すること。
(3) その他文書等の管理に関すること。
(文書取扱責任者)
第10条 文書取扱責任者は、文書管理者の命を受けて次に掲げる事項を処理するものとする。
(1) 配布された文書等の受付及び配布並びに課等において保管している文書等(以下「保管文書」という。)の整理及び引継ぎに関すること。
(2) 文書等の発送、編集及び保管の指導に関すること。
(3) 文書件名簿(文書特例件名簿を設けた課等にあっては、文書特例件名簿を含む。)、保存簿冊名一覧表及び文書索引目次の作成並びに管理指導に関すること。
(4) 関係法規の調査に関すること。
(5) 電磁的記録の管理指導に関すること。
(6) 総合行政ネットワーク文書の受信及び電子署名の検証に関すること。
(7) その他課等の文書等の事務取扱に関する指導及び改善に関すること。
(文書収発番号)
第11条 文書件名簿に登録する文書等には、記号番号を付けなければならない。
2 文書等の記号は、町名及び課等の頭文字を付けるものとする。ただし、文書特例件名簿により処理する文書等は、「特」を加えた記号を付するものとする。
3 文書等の番号は、4月から翌年3月までの一連番号による。ただし、同一事案については、その事案が完結するまで同一の番号を用いることができる。
4 前項の規定にかかわらず、公示令達文書その他総務課長が別に定める文書等については、暦年による一連番号とする。
第2章 収受及び配布
(到着文書の処理)
第12条 本庁に到達した文書等は、総務課において収受の上、文書等(電磁的記録にあっては出力した用紙。以下同じ。)の余白に収受印を押すとともに、配布先を確認の上、文書配布棚により、主務課(当該文書等に係る事務を担当する課等をいう。以下同じ。)に配布する。
(1) 添付物の表示があって添付物が欠けている場合は、封筒等又は用紙の余白にその旨を表示し、文書取扱責任者が認印するとともに発送者へ照会する。
(2) 訴願、訴訟及び審査請求その他収受の日時が権利の得喪に関わるものは、文書取扱責任者が封筒等又は用紙の余白に到達日時を明記し、認印する。
4 課に直接到達した文書等について、起案及び合議の処理等上司の決裁の必要なものであるときは、速やかに当該文書等を総務課に回付し、収受の処理を行うものとする。
5 2以上の課等の所管にわたる文書等は、当該文書等に最も関係のある課等に配布するものとする。
6 第1項の規定にかかわらず、親展の文書等と判断されるものは、次により取り扱うものとする。
(1) 文書にあっては、開封せず、封筒等に収受印を押し、主務課に配布すること。
(2) 電磁的記録にあっては、直接宛名人に配布又は転送すること。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第13条の2 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、総務課又は主務課の文書取扱責任者が次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書を速やかに用紙に出力し、総合行政ネットワーク文書である旨を明記の上、余白に収受印を押すこと。
2 総務課の文書取扱責任者は、前項の規定による処理をした場合は、当該文書を主務課に配布するものとする。
(その他の文書等の収受)
第14条 文書等以外の収受については、第12条中「文書等の余白」を「ラベル等の余白又は別途必要事項を記載した任意の用紙」と読み替えるものとする。
(収受印を要しない文書)
第15条 収受文書中戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書には、収受印を押してはならない。
(郵便料金等の未納又は不足文書の処理)
第16条 郵便料金等の未納又は不足の郵便物等があるときは、公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の郵便料金等を納付して受領することができる。
(文書の受領)
第16条の2 文書取扱責任者は、総務課長から特に指示のあった場合のほか、総務課において文書等を受領しなければならない。
(配布文書の処理)
第17条 文書取扱責任者は、配布された文書等を次に定めるところにより処理しなければならない。ただし、親展の文書等は宛名人に直接配布するものとする。
(1) 文書等は、全て閲覧し、文書件名簿(文書特例件名簿を設けた課等にあっては、文書特例件名簿を含む。以下同じ。)にその収発番号、件名を登録すること。ただし、保存年限が1年のもので、かつ、保存を要しないと認められる軽易な文書は、登録を省略することができること。
(2) 保存を要する文書等には、前号のほか別に定める文書類目表による分類番号及び保存年限を記入すること。ただし、保存年限が1年であるものについては、この限りでないこと。
2 文書取扱責任者は、配布された文書等を文書管理者の査閲に供するものとする。
3 文書管理者は、配布された文書等を査閲したときは、当該文書等の余白に認印した上、当該事務の担当室の長(室を置かない場合にあっては、これに準ずる者)に配布するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、先に上司の供覧に付すものとする。
(1) 処理前に町長又は副町長の供覧に付す必要があるもの
(2) 重要な文書等で上司の指揮により処理する必要があるもの
(出先機関の取扱い)
第18条 出先機関の文書取扱責任者が文書等を収受したときは、次に定めるところにより処理の上、出先機関の長に配布する。
(1) 町長、出先機関の長、町及び出先機関宛ての文書等は、開封の上、当該文書等の余白に収受印を押し、起案及び保存の必要があると認められるものについては、文書件名簿に記載の上、配布すること。
(2) 親展の文書等と判断される文書等及び前号に該当しない文書等は、開封しないで配布又は転送すること。
(配布文書の返付)
第19条 文書取扱責任者は、主管に属さない文書等は速やかに総務課に返付しなければならない。
2 配布又は転送を受けた親展と判断された文書等で閲覧後機密に属せず一般の文書等の処理を必要とするとき、宛名人は、封筒等を添えて総務課に返付しなければならない。
第3章 起案及び合議
(起案)
第20条 事務処理の発議は、起案用紙を用い、次に留意して作成しなければならない。
(1) 件名、起案者所属、職、氏名及び起案年月日を明記すること。
(2) 事案の重要なものは、立案の趣旨を前議として摘記すること。
(3) 文書類目表による分類番号及び保存年限を記入すること。
(4) 立案の経過を分かり易くするため、必要に応じ、その参考資料又は法規等を添付すること。この場合において、事案が特に重要なもの又は異例に属するものは、根拠法令、調査事実、前例その他参考事項を記載し、又は関係書類を添付して起案の根拠、理由、経過等を明らかにすること。
(5) 起案文書は、別に定める公文例式規程(昭和41年岩泉町訓令第14号)に従い、簡易、平易及び正確に記載すること。
(6) 専決により町長の決裁を要しない起案は、起案用紙の決裁欄をその専決の内容により斜線で抹消すること。
(7) 起案において、重要な事項を訂正し、又は削除したときは、その箇所に認印すること。
2 前項の規定にかかわらず、閲覧に止まるもの又は定例の報告その他軽易な事案の発議は、当該文書の余白に所要事項を朱書きにより記載して処理することができる。
3 定例の事項については、帳票により処理することができる。
(起案文書の登録)
第21条 起案者は、起案文書を文書類目表による分類番号及び保存年限を用い、文書件名簿に登録しなければならない。ただし、保存年限が1年であるものについては、この限りでない。
2 収受文書に基づく起案文書の登録番号は、収受の際に記入された文書件名簿の番号を用いることができる。
(合議)
第22条 起案文書で他の課等に関係するものは、その合議を経て決裁を受けなければならない。
2 合議の順序は、主務課を最初とし、関連の高い課等から順次他の課等に合議するものとし、順序の定めがたいものは行政組織規則の組織順とする。
3 前項の合議事項について関係課等の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司に意見を述べ、その決裁を受けるものとする。
(1) 財政措置の伴うもの
(2) 町総合計画に関するもの
(3) 町の重要施策に関するもの
(4) 町政に重大な影響を及ぼすもの
5 合議文書は、1課1日以内に処理することを基準とする。
(変更又は廃案した原議の処理)
第23条 合議を経た重要な事案について、上司の命によりその原議案を変更し、又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。
(文書の審査)
第24条 次に掲げる起案文書は、主管の課長等の意思決定を経た後、他の課等に関係あるものは、その関係する課等の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案
(4) 賞状、表彰状案及び感謝状案
(決裁)
第25条 事務の処理は、起案文書に岩泉町長部局事務の代決専決規程(昭和39年岩泉町訓令第3号)に基づく事案決定権者が署名し、又は押印する方法により決裁を受けなければならない。
(決裁後の文書処理)
第26条 決裁を受けた事務は、起案者が決裁年月日を記入の上、速やかに施行しなければならない。
2 事務担当者は、決裁済文書又は完結文書について、文書件名簿に処理経過を記載する必要があるものについては記載した後、文書索引目次を作成しなければならない。ただし、保存年限が1年のもの又は文書索引目次を付けないことに相当の理由があるものについては、この限りでない。
(浄書)
第27条 文書で浄書を要するものは、主務課において浄書するものとする。
2 ファクシミリ若しくは電子メールの送受信装置への入力又は送受信装置によって送信する原稿の作成は、浄書とみなす。
(未決文書の追求)
第28条 文書管理者は、処理が完結していない文書等の処理状況を追求し、明らかにしておかなければならない。
第4章 令達
(令達文書の種類)
第29条 令達文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)に基づいて条例とするもの
(2) 規則 地方自治法に基づいて規則とするもの
(3) 告示 一般又は一部に公示を要するもの
(4) 訓令 課等及び施設の全部若しくは一部又はその長に対し一般的に指揮命令するもの
(5) 訓 課等及び施設の全部又は一部に対し個別的に指揮命令するもの
(6) 内訓 訓令又は訓のうち機密に属するもの
(7) 達 団体又は個人に対して指揮命令するもの
(8) 指令 申請、願出、伺出等に対して指示又は命令するもの
(9) 庁達 課等及び施設の全部又は一部に対し事務執行に係る取扱い及び処理上必要な事項を定めるもの
(令達事務)
第30条 令達文書は、指令を除くほか総務課に備付けの令達番号簿に登録しなければならない。
2 指令は、前項の規定に準じ課等で取り扱うものとする。
(公告)
第31条 条例、規則及び告示は、岩泉町公告式条例(昭和31年岩泉町条例第2号)により公告しなければならない。
第5章 発送
(1) 庁内の往復の文書等及びこれに類するものは、副町長名又は課長等名
(2) 庁外に発送する一般的照会の文書等で特に軽易なものは、課長等名
(3) 町の施設が対外的に発送する文書等のうち、その内容が軽易であり、かつ、総務課長が特殊と認めたものは、当該施設名又は施設長名
(出先機関の文書の発信者名)
第33条 出先機関における文書等の発信者名は、出先機関の長名を用いる。ただし、軽易な文書等については、出先機関名を用いることができるものとし、出先機関の長が専決することとされている事項に係る文書等については、町長名を用いるものとする。
(発送文書の公印及び電子署名)
第34条 発送文書は、全て公印を押さなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認めるものはこれを省略することができる。
2 公印の使用については、岩泉町公印規程(昭和43年岩泉町訓令第9号)の取扱いによる。
3 第1項の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する電子文書には、公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
4 電子署名の付与を受けようとするときは、岩泉町公印規程第2条に規定する公印の管理者であって総務課長があらかじめ指定する者(以下「電子署名付与者」という。)に、電子署名を付与する文書に係る決裁済の原議書を提示し、電子署名の付与を請求しなければならない。
5 電子署名付与者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書と当該文書に係る原議書とを照合し、電子署名を付与することが適当と認めるものについて電子署名の付与を行うものとする。
(課等の発送手続)
第35条 課等において電子文書を除く文書等を発送するときは、次に掲げる手続を経て、午後3時までに総務課に回付しなければならない。ただし、小荷物その他総務課長が必要と認めた文書等については、主務課において直接発送することができる。
(1) 郵送を要する文書等には、郵送に必要な宛先を記載した封筒に入れ、又は包装を行い、必要により親展、書留等を表示すること。
(2) 特殊取扱いを要する文書等は、その旨決裁文書に明記し、主管の課長等の認印を受けること。
2 前項の規定にかかわらず、ファクシミリ又は電子メールの送受信装置からの送信については、主管の課長等の認印を受け、送信できるものとする。この場合において、通信回線の使用による送受信装置からの送信は、発送とみなす。
3 総務課長が直接発送を認めた小荷物を直接発送したときは、送付伝票控えを総務課に回付しなければならない。ただし、大量に発送する場合は、事前に総務課と協議するものとする。
(総務課の発送手続)
第36条 総務課において課等から発送文書を受けたときは、数量その他必要な表示を確認し、郵便発送簿に記入の上、所要の手続により発送しなければならない。
2 課等において、時間外発送その他により切手を必要とするときは、総務課長の承認を得て、郵便切手受払簿に記入の上、所要の手続により発送しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第36条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムにより電子文書を送信するときは、総務課文書担当者が送信するものとする。
2 総合行政ネットワークの文書交換システムを利用する電子文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
第6章 文書の整理及び保管
(文書の管理)
第37条 文書取扱責任者、文書取扱者及び事務担当者は、決裁、回覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ事案の完結しない文書等について常にその所在を明らかにし、必要なときに速やかに取り出せるよう整理しておかなければならない。
(個人資料の管理)
第38条 事務担当者は、起案等に際して業務の参考に供するため収集又は保有しているコピー等の関係資料を文書等と明確に区分して、保管しなければならない。
(文書の編集)
第39条 事務担当者は、完結文書又は決裁済文書の処理経過等の記載を確認の上、文書取扱責任者に当該文書等の編集について必要な指示を受けなければならない。
2 事務担当者は、完結文書又は決裁済文書を次に従って編集しなければならない。
(1) 普通文書及び令達文書のうち指令に関するものにあっては会計年度別に、指令を除く令達文書にあっては暦年別に編集する。ただし、数年にわたる事案に関する文書等は、事案完結の年に編集する。
(2) 文書等の区分は、文書類目表の分類番号ごとの保存年限とする。
(3) 編集簿冊名が包括的な事務事業名で表示されているときは、個々の事務事業ごとに編集する。
(4) 多岐にわたる文書等は、関係の最も多い類目に編入する。
(5) 簿冊の厚さは、8cmを最大とし、これを越える場合は分冊する。
(6) 文書等に附属する図面等で編集の不便なものは、別に編集し、その旨文書等に記載する。
(保存簿冊名一覧表)
第40条 事務担当者は、文書取扱責任者の指導のもと、当該年度において製本した簿冊について、保存簿冊名一覧表を作成しなければならない。
(文書索引目次)
第41条 事務担当者は、保存簿冊の表紙の次に文書索引目次を付け、所要事項を記載し、当該文書の右上部に索引番号を付けなければならない。
2 総務課長は、保存簿冊名一覧表及び文書索引目次を台帳として編集し、町長が指定する場所に置いて、一般の閲覧に供するものとする。
(文書の保存年限及び分類等)
第43条 全ての文書等の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その詳細は、法令その他の定めのあるもののほか、総務課長が別に定める文書類目表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。
(保存年限の始期)
第44条 文書等の保存年限は、当該文書等を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。
(保存簿冊の登録及び廃止)
第45条 文書管理者は、文書類目表に保存簿冊の名称を新たに登録しようとするとき、又は登録された簿冊の名称を変更し、若しくは廃止しようとするときは、総務課長に申し出なければならない。
(保管)
第46条 事務担当者は、編集された簿冊等を文書取扱責任者の指定する場所に保管し、文書等の完結した年度の翌年度の末日まで保管しなければならない。
2 前項の保管期間は、保存年限に算入する。
(引継ぎ)
第47条 課等において保管を終えた簿冊等は、総務課長の指定する日までに総務課に引き継がなければならない。ただし、1年保存として編集された簿冊等については、この限りでない。
2 台帳、名簿その他の文書等で、課等で常時使用するものは、常用文書として主務課において保管するものとする。
(保存文書の貸出し)
第48条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、総務課長の承認を得なければならない。
2 閲覧し、又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは、速やかに総務課長に届け出なければならない。
(保存年限満了前の廃棄)
第49条 文書等は、保存年限の満了前に廃棄してはならない。ただし、正当な理由がある場合は、総務課長の承認を得て廃棄することができる。
(保存年限の延長)
第50条 文書管理者は、引継ぎを行い総務課で保存している文書等のうち、法令又は条例の規定に基づく閲覧等の請求が行われているもの、係争中のもの又は保存年限を延長することに相当に理由があるものについては、総務課長に対して、新たな保存年限を記載した保存簿冊名一覧表を作成し、その写しを添付して、保存年限の延長を申し出なければならない。
2 保存年限を延長するときは、有期の延長とし、その保存の継続の必要性を適宜見直すものとする。
3 保存年限延長後においても、当該文書等を保有する目的が失われたときは、保存年限の満了前であっても、総務課長の承認を得て廃棄することができる。
(廃棄)
第51条 保存年限を経過した文書等は、総務課において町長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、文書管理者から保存年限の延長の申出があったときは、文書等の保存年限を延長して保存するものとする。
2 前項の規定により文書等を廃棄する場合において、機密のもの、他に悪用されるおそれのあるもの及び不開示情報が記録されているものは、焼却、切断、消去その他適切な方法による処理をしなければならない。
3 総務課長は、保存している文書等を廃棄するときは、保存簿冊名一覧表に廃棄年月日を記載し、当該文書等の主管課に通知しなければならない。
(保存年限の特例)
第52条 台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存年限は見直されたものとみなす。
(町史の資料)
第53条 第51条の規定により廃棄する場合において、総務課長が町史編集の資料として必要と認めるものは、総務課がこれを別に保存しなければならない。
(文書の管理状況の調査)
第54条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書等の管理状況を調査し、又は文書管理者から文書等の管理状況に係る報告を受け、必要な措置を講ずるよう指示することができる。
附則
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成16年6月18日訓令第7号)
この訓令は、平成16年7月1日から施行する。
附則(平成16年8月27日訓令第12号)
この訓令は、平成16年9月1日から施行する。
附則(平成17年3月22日訓令第6号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第12号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第6号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年10月1日訓令第5号)
この訓令は、平成24年10月1日から施行する。
附則(平成25年6月13日訓令第3号)
この訓令は、平成25年7月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年12月17日訓令第13号)
この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日から施行する。
附則(令和2年12月21日訓令第8号)
この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
帳票の種類及び様式
別表第2(第43条関係)
保存期間の区分 | 行政文書の類型 | |
永年保存とするもの | 1 基本的な政策決定に関するもの 2 主要な業務の実績を記録したもの 3 組織及び定数に関するもの 4 町民の権利義務に関するもので重要なもの 5 公文書の管理及び保存に関するもの 6 前各号に掲げる公文書に類するもので永年保存を必要とするもの | |
10年保存とするもの | 1 政策の実施及び政策内容の確認に関するもの 2 政策決定の参考としたもの 3 対外的な権利義務関係を生ずるもの 4 政策決定に関する会議に提出したもの 5 統計及び調査結果の報告に関するもの 6 人事関係に関するもの 7 前各号に掲げる行政文書に類するもので10年保存を必要とするもの | |
5年保存とするもの | 1 予算、決算その他会計関係に関するもの 2 本庁等の内部管理に関するもの 3 本庁等の内部の参考資料に関するもの 4 町議会に提出したものその他の町議会対応に関するもの 5 請願、陳情等の処理の記録に関するもの 6 権利義務関係を生じない届出、報告等に関するもの 7 前各号に掲げる行政文書に類するもので5年保存を必要とするもの | |
3年保存とするもの | 1 権利義務関係を生じないもの 2 職員の研修及び厚生福利に関するもの 3 庁舎管理に関するもの 4 帳簿、台帳、名簿等で常時使用するもの 5 前各号に掲げる公文書に類するもので3年保存を必要とするもの | |
1年保存とするもの | 1 軽易な照会、回答、報告、通知等に関するもの 2 1に掲げる公文書以外で1年間保管する必要があるもの | |
1年未満で廃棄できるもの | 1 本庁等の内部の事務連絡に関するもので定型的なもの 2 軽微なもの | |
その他 | 権利義務関係の消滅が確定するまでの期間 | 個人及び法人の権利義務の確定に関するもの |
法令等の定める機関 | 法令等で保存期間が定められているもの | |
